Definisi
Bajet/belanjawan
Belanjawan merupakan satu dokumen
perancangan strategik yang bukan hanya digunakan untuk sesuatu organisasi
tetapi juga oleh kerajaan.
Belanjawan merupakan satu pernyataan
formal tentang perancangan pihak pengurusan dalam bentuk kuantitatif.
Maksudnya, apa-apa perancanganyang dibuat oleh pihak pengurusan akan dinyatakan
secara formal dalam bentuk angka untuk dikomunikasikan kepada ahli
organisasi.
Kegunaan
bajet/belanjawan
Pengurus dapat menentukan matlamat
organisasi di masa hadapan dan menentukan langkah-langkah yang perlu diambil.
Mengkomunikasikan pelan dan tindakan
kepada setiap unit yang berbeza dan antara fungsi dengan jabatan dalam
organisasi.
Membolehkan pihak pengurusan
mengkoordinasi dan menyelaraskan aktiviti-aktiviti yang berbeza, fungsi dan
jabatan-jabatan dalam organisasi untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan
Mengumpul maklumat yang berkesan dan
relevan bagi tujuan membuat keputusan.
Pengurusan perlu mengetahui kos bagi
apa-apa rancangan atau tindakan yang ingin diambil bagi memastikan keputusan
yang dibuat adalah yang paling menguntungkan
- Alat kawalan dan penilai prestasi
Belanjawan berfungsi sebagai standard
untuk membandingkan dengan keputusan yang sebenar.
Dengan menggunakan penilaian ini,
pengurusan boleh melaksanakan tindakan pembetulan yang sesuai.
Penilaian pencapai individu dapat
diukur dengan wujudnya varians, varians yang signifikan akan
dipertanggungjawabkan ke atas individu tersebut.
Memotivasikan pihak pengurusan untuk
mencapai objektif dan matlamat organisasi.
Ini boleh meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan operasi
Peruntukan
Kewangan
- Dalam merangka sesebuah majlis, sumber
bagi mendapatkan peruntukan kewangan menjadi satu perkara yang perlu difikirkan
oleh setiap jawatankuasa bagi menampung perbelanjaan yang perlu dikeluarkan.
- Berikut adalah beberapa perkara yang
perlu diberi perhatian oleh setiap jawatankuasa:
- Sumber peruntukan kewangan/pendapatan
ü Sebahagian
besar majlis yang diadakan hanya memperolehi sejumlah peruntukan sahaja dari
pihak pengurusan atau tabung sedia ada, manakala sejumlah yang lain pula perlu
diusahakan oleh jawatankuasa untuk mendapatkannya, sama ada menerusi tajaan
mahupun inisiatif mengumpul dana melalui pelbagai aktiviti.
ü Antara
aktiviti yang boleh dijalankan bagi menjana kewangan jawatankuasa ialah:
o
Aktiviti berniaga.
·
Dari masa ke semasa sebelum tibanya
hari majlis yang akan dikendalikan, jawatankuasa boleh melakukan
aktiviti-aktiviti berbentuk jualan
·
contoh: jawatankuasa pelajar yang
menjual pelbagai cenderahati, pakaian atau makanan ketika konvo atau program
kampus.
o
Aktiviti penjualan tiket.
·
Jawatankuasa boleh juga mendapat
kewangan tambahan menerusi penjualan tiket atau mengenakan yuran kemasukan ke
majlis yang dianjurkan.
o
Penajaan
· Aktiviti ini kerap diguna pakai oleh
jawatankuasa dan antaranya ia melibatkan penajaan luar dalam bentuk wang tunai
atau kemudahan pelbagai fasiliti dibayar oleh pihak lain
· Contoh tajaan jamuan, bahan promosi,
penggunaan tempat majlis dan kelengkapan majlis secara percuma.
· Sebagai penyataan terima kasih kepada
pihak penaja, penganjur majlis biasanya akan membuat makluman berhubung
kerjasama yang diberikan itu melalui ucapan aluan majlis ataupun dicatatkan
nama atau logo organisasi penaja di atas buku program dan pelbagai bahan
promosi.
Belanja/Kos
pengendalian majlis
Ø Anggaran
belanja mengendalikan majlis perlu ditetapkan mengikut peruntukan kewangan yang
dimiliki atau sekiranya peruntukan disediakan tidak mencukupi maka
langkah-langkah bagi mendapatkan peruntukan tambahan perlu dirangka dan
dilakukan.
Ø Pelbagai
aktiviti keluar masuk duit yang berlaku hendaklah direkodkan dengan teliti,
baik berupa penerimaan peruntukan atau penajaan pengendalian majlis atau
perbelanjaan atau kos yang dikeluarkan bagi pelbagai yuran dan sewaan yang
dibayar untuk penggunaan tempat majlis, peralatan, promosi, makan minum, dan
lain-lain.
Ø Adalah wajar sekiranya rekod kewangan
dilakukan audit dari masa ke semasa.
Penyediaan
bajet
Ø Penyediaan
bajet melibatkan unjuran pendapatan dan perbelanjaan daripada anggaran
keuntungan bersih bagi satu-satu majlis yang akan diadakan.
Ø Bajet merupakan pelan yang dirangka
berdasarkan maklumat setepat mungkin yang diperolehi daripada para kontraktor
atau pembekal berikutan hasil penyelidikan yang telah dilakukan oleh
jawatankuasa penganjur bagi memastikan tiada perbelanjaan yang terlepas
pandang.
ü Bajet
merupakan garis panduan yang diguna pakai dalam menentukan satu-satu
perbelanjaan yang patut diluluskan.
ü Ia
juga membantu untuk memastikan aspek-aspek perbelanjaan kewangan kekal berada
di landasan yang betul.
ü Bagi
memastikan aliran tunai perbelanjaan berjalan dengan baik, beberapa perkara
berikut hendaklah diberi perhatian:
·
Pastikan pembekal dan kontraktor
perniagaan mempunyai keupayaan membekalkan barang keperluan yang berkualiti
baik mengikut kuantiti yang diperlukan dan mampu diterima pada masa yang
ditetapkan.
·
Mengadakan rundingan dengan pembekal
untuk memperolehi pembayaran perkhidmatan secara kredit dan melalui deposit
yang kecil sebelum majlis bermula.
·
Kawal selia setiap urusan pembelian dan
pembayaran dengan teliti direkodkan dan pastikan ianya berlangsung mengikut
prosedur.
Contoh
Format Belanjawan
|
BIL.
|
PERKARA
|
PERINCIAN
|
JUMLAH (RM)
|
|
|
|
1
|
PENDAPATAN/PERUNTUKAN
|
|
|
|
|
1.1 PIBG
|
RM 613.00
|
|
|
|
1.2 PCG
|
RM 1179.00
|
|
|
|
JUMLAH
|
RM1792.00
|
|
|
2
|
PERBELANJAAN
|
|
|
|
|
MAKANAN
|
|
|
|
|
2.1 VIP
|
14 ORANG X RM 7.00
|
98.00
|
|
|
2.2
PESERTA
|
103 ORANG X RM 5.00
|
515.00
|
|
|
JUMLAH
|
RM613.00
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BAYARAN PENCERAMAH
|
SEORANG X RM 375
|
375.00
|
|
|
|
|
|
|
|
2.5 JAM XRM150
|
|
|
|
|
|
JUMLAH
|
RM375.00
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
SIJIL
|
115 X RM 3.00
|
345.00
|
|
|
|
JUMLAH
|
345.00
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
CARTA PEMBELAJARAN
|
|
150.00
|
|
|
|
JUMLAH
|
150.00
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
PERALATAN
|
|
|
|
|
|
|
- ALAT TULIS
|
103 ORANG X RM 3.00
|
309.00
|
|
|
|
JUMLAH
|
309.00
|
|
|
|
JUMLAH KESELURUHAN
|
1792.00
|
|
